【2025年5月】小型工作室生產管理系統

1. 專案概述

1.1 專案目標

為 [工作室名稱] 開發一套輕量化生產管理系統，整合專案管理、外包協調、庫存控制功能，提升小批量生產的效率與品質控制。

1.2 工作室背景

團隊規模：3-8 人小型團隊
業務模式：電子產品設計 + 小批量生產
生產策略：
- 1-10 件：工作室內手工製作
- 11-100 件：委外代工生產
- 100 件以上：尋找專業代工廠
主要挑戰：
- 專案進度追蹤混亂
- 外包商溝通不順
- 物料管理無序
- 成本核算不精確

1.3 業務特性

客製化程度高：每個專案都有獨特需求
訂單量變化大：從 1 件到 1000 件不等
供應鏈彈性：需要快速切換供應商和代工廠
品質要求：即使小批量也需要品質追蹤

2. 功能需求

2.1 專案管理中心

A. 專案生命週期管理

專案階段：
├── 📋 需求確認
│   ├── 客戶需求收集
│   ├── 技術可行性評估
│   ├── 初步報價
│   └── 合約簽署
├── 🎨 設計開發
│   ├── 電路設計
│   ├── PCB Layout
│   ├── 機構設計
│   ├── 原型製作
│   └── 測試驗證
├── 📦 生產準備
│   ├── BOM 確認
│   ├── 物料採購
│   ├── 生產方式決定（內製/外包）
│   └── 品質標準設定
├── 🏭 生產執行
│   ├── 生產進度追蹤
│   ├── 品質檢驗
│   ├── 問題處理
│   └── 交期管控
└── 📋 專案結案
    ├── 成品交付
    ├── 客戶驗收
    ├── 成本核算
    └── 經驗總結

B. 專案儀表板

進行中專案：目前所有活躍專案狀態
本週重點：需要關注的重要里程碑
延遲警示：超過預定時程的專案
資源分配：團隊成員工作負荷

2.2 生產決策系統

A. 內製 vs 外包決策

決策樹邏輯：
數量 ≤ 10 件 → 內部手工製作
├── 檢查：是否有足夠時間？
├── 檢查：是否有必要技能？
└── 檢查：成本是否合理？

數量 11-100 件 → 評估外包
├── 尋找合適代工廠
├── 比較報價和交期
├── 評估品質能力
└── 決定最佳方案

數量 > 100 件 → 專業代工廠
├── 發出詢價單
├── 評估供應商能力
├── 談判價格和條件
└── 簽署代工合約

B. 外包商管理

代工廠檔案：
├── 基本資訊
│   ├── 公司名稱與聯絡人
│   ├── 地址與交通方式
│   ├── 主要設備與產能
│   └── 專長領域
├── 能力評估
│   ├── 技術能力等級
│   ├── 品質管理系統
│   ├── 交期穩定性
│   └── 溝通配合度
├── 合作記錄
│   ├── 歷史訂單
│   ├── 品質表現
│   ├── 交期表現
│   └── 價格競爭力
└── 聯絡資訊
    ├── 主要聯絡人
    ├── 技術支援窗口
    ├── 業務聯絡人
    └── 緊急聯絡方式

2.3 物料與庫存管理

A. 智能庫存系統

物料分類：
├── 常用電子零件
│   ├── 電阻、電容、電感
│   ├── IC、晶片、模組
│   ├── 連接器、開關
│   └── 電線、排線
├── 機構零件
│   ├── 外殼、面板
│   ├── 螺絲、墊片
│   ├── 散熱器、風扇
│   └── 支架、固定件
├── 工具耗材
│   ├── 焊錫、助焊劑
│   ├── 清潔用品
│   ├── 包裝材料
│   └── 標籤、貼紙
└── 專案專用料
    ├── 客製化零件
    ├── 特殊規格物料
    ├── 樣品材料
    └── 測試用品

B. 採購建議系統

安全庫存設定：依據使用頻率設定最低庫存
自動採購建議：低於安全庫存時提醒補貨
批量最佳化：建議最經濟的採購數量
供應商推薦：依據歷史資料推薦最佳供應商

2.4 成本核算與報價

A. 專案成本追蹤

成本結構：
├── 物料成本
│   ├── 電子零件
│   ├── 機構件
│   ├── PCB 製作
│   └── 包裝材料
├── 人工成本
│   ├── 設計時間
│   ├── 製作時間
│   ├── 測試時間
│   └── 管理時間
├── 外包成本
│   ├── 代工費用
│   ├── 運輸費用
│   ├── 檢驗費用
│   └── 管理費用
└── 其他成本
    ├── 工具損耗
    ├── 場地租金
    ├── 水電費用
    └── 包裝運輸

B. 智能報價系統

成本計算：自動計算物料 + 人工 + 外包成本
利潤設定：依據專案複雜度設定利潤率
市場比較：參考類似專案的報價水準
報價版本管理：追蹤報價修改歷史

2.5 品質控制系統

A. 內製品質管控

手工製作檢查點：
├── 物料檢驗
│   ├── 收料檢查
│   ├── 規格確認
│   └── 外觀檢驗
├── 製程檢驗
│   ├── 焊接品質
│   ├── 組裝精度
│   └── 功能測試
├── 最終檢驗
│   ├── 外觀檢查
│   ├── 功能測試
│   ├── 包裝檢驗
│   └── 出貨確認
└── 品質記錄
    ├── 檢驗照片
    ├── 測試數據
    ├── 不良記錄
    └── 改善措施

B. 外包品質管控

代工廠品質要求：明確的品質標準和檢驗要求
來料檢驗：外包回來的成品檢驗流程
品質問題處理：不良品退回和改善追蹤
供應商評鑑：定期評估代工廠品質表現

2.6 客戶溝通介面

A. 進度分享系統

客戶專屬頁面：客戶可查看專案進度
里程碑通知：重要進度自動通知客戶
照片/影片分享：製作過程的視覺化分享
問題溝通：即時反映問題和解決方案

B. 交付管理

交期承諾：明確的交貨時間承諾
進度預警：可能延遲的早期警示
交付確認：客戶收貨和驗收確認
售後支援：交付後的問題追蹤

3. 技術實施

3.1 簡化 No-Code 架構

A. 核心平台（降低成本）

資料庫：Airtable Pro ($20/月，整個團隊共用)
前端：Glide Apps ($10/月個人版)
自動化：Zapier Starter ($20/月)
通訊：免費 Gmail + Google Drive

B. Airtable 資料表設計

Base：[工作室] 生產管理系統
├── Projects（專案）
├── Customers（客戶）
├── Suppliers（供應商）
├── Contractors（外包商）
├── Inventory（庫存）
├── BOM（物料清單）
├── Tasks（任務）
├── Quality_Records（品質記錄）
└── Cost_Tracking（成本追蹤）

C. Glide App 功能頁面

App 結構：
├── 🏠 今日概覽
├── 📋 我的專案
├── 📦 庫存查詢
├── 🏭 外包管理
├── 💰 成本分析
├── ✅ 品質記錄
├── 📱 客戶頁面
└── ⚙️ 系統設定

3.2 工作流程自動化

A. 關鍵自動化流程

自動化清單：
├── 新專案建立 → 自動建立任務清單
├── 庫存低於安全量 → Email 採購提醒
├── 專案進度更新 → 通知客戶
├── 外包訂單確認 → 交期追蹤開始
├── 品質問題發生 → 自動升級處理
└── 專案完成 → 成本結算報告

B. 通知機制

每日摘要：早上 8:00 發送今日重點
進度提醒：專案里程碑到期提醒
異常警示：庫存不足、交期延遲即時通知
週報：每週日發送本週成果總結

4. 實施計畫

4.1 快速建置時程

第一階段：核心功能（3 天）

第 1 天：資料結構建立

設計 Airtable 表格關聯
匯入現有專案和客戶資料
建立基本物料庫存清單

第 2 天：基本工作流程

建立專案管理流程
設定外包商管理
建立庫存追蹤邏輯

第 3 天：介面設計

設定 Glide App 基本畫面
建立使用者角色權限
測試基本功能運作

第二階段：進階功能（2-3 天）

第 4 天：自動化設定

建立 Zapier 自動化流程
設定通知系統
整合 Google 服務

第 5 天：客戶介面

建立客戶專屬頁面
設定進度分享功能
測試客戶通知機制

第 6-7 天：測試與調整

整體功能測試
使用者體驗優化
建立操作手冊

4.2 成本效益分析

A. 建置成本

開發費用：
├── No-code 設定：5 天 × $400/天 = $2,000
├── 資料整理：1 天 × $300/天 = $300
├── 教育訓練：0.5 天 × $300/天 = $150
└── 總建置成本：$2,450

B. 月營運成本

訂閱費用：
├── Airtable Pro：$20/月
├── Glide Personal：$10/月
├── Zapier Starter：$20/月
└── 總月費用：$50/月（$600/年）

C. 預期效益

效率提升：
├── 專案追蹤時間減少：每天節省 1 小時
├── 庫存管理效率：減少找料時間 30 分鐘/天
├── 外包溝通效率：減少重複溝通 1 小時/天
├── 成本核算精準：提升報價準確度 20%
└── 年度時間節省：約 600 小時 = $15,000 價值

投資回報：($15,000 - $600) / $2,450 = 587% 第一年

5. 使用場景

5.1 典型工作日

早上 8:00 - 查看今日概覽

打開 App 查看今日重點任務
確認需要跟進的專案進度
檢查是否有緊急訊息

上午 - 專案執行

更新正在進行的專案狀態
記錄製作進度和遇到的問題
上傳製作過程照片

下午 - 外包協調

檢查外包訂單進度
回覆客戶專案進度詢問
處理供應商報價和交期

晚上 - 資料整理

記錄當日工時和成本
更新庫存異動記錄
準備明日工作計畫

5.2 特殊情境處理

緊急訂單處理

快速評估：內製 vs 外包
即時查詢：物料庫存狀況
聯絡外包商：詢問加急能力
客戶溝通：確認交期和價格

品質問題處理

立即記錄：問題描述和照片
通知相關人員：自動發送警示
原因分析：記錄根本原因
改善措施：追蹤改善進度

6. 成功指標

6.1 營運效率

專案準時完成率：>90%
庫存周轉率：提升 30%
外包管理效率：溝通時間減少 50%
成本核算準確度：誤差 < 5%

6.2 客戶滿意度

客戶滿意度評分：> 4.5/5
專案變更次數： < 專案總數的 20%
客戶推薦率：> 80%
重複訂單率：> 60%

6.3 團隊效能

每日系統使用率：> 80%
資料輸入完整度：> 95%
問題解決速度：平均 < 4 小時
團隊協作效率：提升 40%

7. 風險與對策

7.1 技術風險

平台穩定性：選用成熟穩定的 No-code 平台
資料安全：定期備份，設定存取權限
功能限制：在平台能力範圍內設計功能

7.2 營運風險

使用習慣改變：循序漸進導入，充分訓練
資料品質：建立輸入規範，定期檢查
系統依賴：保留手動備案程序

8. 結論

這套小型工作室生產管理系統將大幅提升專案管理效率，改善外包協調品質，並提供精確的成本控制。透過 No-code 平台的彈性，系統可以隨著工作室業務成長而調整，是一個投資回報率極高的管理工具。

系統特別適合需要在內製和外包之間靈活切換的小型創意工作室，提供了完整的專案生命週期管理和品質追蹤功能。