【2025年5月】SOHO跨境電商合規管理系統 - 產品需求文檔 (PRD)

1. 專案概述

1.1 專案目標

為SOHO企業主開發一個訂製的合規管理系統，整合行事曆和知識庫等功能，確保在管理多國跨境電商業務時不會遺漏任何重要的合規事項。

1.2 使用者背景

• 單一使用者：跨境電商企業主
• 業務範圍：在美國、英國、澳洲等多國設有公司
• 核心需求：
  • 追蹤多家公司的合規期限
  • 管理各種稅務申報時程
  • 儲存和組織重要文件
  • 記錄完成狀況，避免重複或遺漏

1.3 現況痛點

• 依賴 Excel 或紙本記錄，容易出錯
• 多國規則複雜，經常搞混期限
• 重要文件散落在不同資料夾
• 沒有系統性的提醒機制
• 難以追蹤哪些事項已完成、哪些還未處理

2. 功能需求

2.1 公司資料管理

A. 公司檔案建立

為每家公司建立完整檔案：

Company: [美國 ABC LLC]
├── 基本資訊
│   ├── 公司全名: ABC eCommerce LLC  
│   ├── 註冊編號: 123456789
│   ├── 註冊地址: Delaware
│   ├── 設立日期: 2023-03-15
│   └── 公司類型: Limited Liability Company
├── 重要聯絡人
│   ├── 註冊代理人: XYZ Services
│   ├── 會計師: John Smith CPA
│   └── 律師: Legal Firm ABC
├── 銀行資訊
│   ├── 主要帳戶: Chase Business
│   └── EIN: 88-1234567
└── 營運資訊
    ├── 主要業務: 電商零售
    ├── 員工人數: 3
    └── 年營業額: < $100K

B. 關鍵日期設定

自動計算並設定重要日期：

• 公司週年日 (Annual Report 到期)
• 稅務年度結束日
• 各季度稅務申報期限
• 營業執照更新日期

2.2 合規事項追蹤系統

A. 任務類別定義

稅務相關:
├── 聯邦所得稅申報 (Form 1065/1120)
├── 州所得稅申報
├── 銷售稅申報 (各州)
├── 預估稅繳納 (Quarterly)
└── 1099 表格申報

公司維護:
├── Annual Report 提交
├── Franchise Tax 繳納
├── 註冊代理人續約
├── 營業執照更新
└── 銀行資訊更新

證照許可:
├── Seller's Permit 更新
├── 進出口許可
├── 產品認證 (FCC/FDA)
└── 專業執照

其他合規:
├── 股東會議記錄
├── 董事決議書
├── 公司地址變更申報
└── 重要合約續約

B. 任務狀態管理

每個任務都有清楚的狀態標示：

• 🔴 逾期 - 超過期限未完成
• 🟡 緊急 - 7 天內到期
• 🟢 待辦 - 未來 30 天內
• 🔵 已安排 - 未來 30 天後
• ✅ 已完成 - 已處理完成
• ⏸️ 延期 - 申請延期處理

2.3 智能行事曆系統

A. 多檢視模式

• 今日檢視: 今天需要處理的事項
• 本週檢視: 未來 7 天的任務安排
• 本月檢視: 當月所有重要期限
• 季度檢視: 季度稅務申報週期
• 年度檢視: 全年重要里程碑

B. 提醒設定

可針對不同類型任務設定多重提醒：

稅務申報類:
├── 90 天前: 開始準備資料
├── 30 天前: 確認所需文件
├── 14 天前: 開始填寫表格
├── 7 天前: 最後檢查
└── 3 天前: 緊急提醒

證照更新類:
├── 60 天前: 查詢更新要求
├── 30 天前: 準備申請文件
├── 14 天前: 提交申請
└── 到期前 1 天: 確認完成

C. 重複事件設定

系統自動設定週期性任務：

• 每月: 銷售稅申報
• 每季: 預估稅繳納
• 每年: 所得稅申報、年報提交
• 每 3 年: 某些證照更新

2.4 文件管理中心

A. 文件分類系統

📁 Documents/
├── 🏢 Company Formation/
│   ├── USA_ABC_LLC/
│   │   ├── Articles_of_Organization.pdf
│   │   ├── Operating_Agreement.pdf
│   │   └── EIN_Letter.pdf
│   └── UK_XYZ_Ltd/
│       ├── Certificate_of_Incorporation.pdf
│       └── Memorandum_Articles.pdf
├── 💰 Tax Documents/
│   ├── 2024/
│   │   ├── Q1_Estimated_Tax/
│   │   ├── Q2_Sales_Tax/
│   │   └── Annual_Return/
│   └── 2023/
├── 📜 Licenses_Permits/
│   ├── Business_License/
│   ├── Seller_Permit/
│   └── Professional_License/
└── 🏦 Banking_Finance/
    ├── Bank_Statements/
    ├── Credit_Applications/
    └── Loan_Documents/

B. 文件生命週期管理

• 上傳時間戳記: 記錄何時上傳
• 文件有效期: 證照類文件自動標示到期日
• 版本控制: 同一文件的不同版本
• 完成證明: 每完成一項任務，上傳相關證明文件

2.5 知識庫與 SOP

A. 操作手冊

為每個常見任務建立標準作業程序：

📚 SOP: 美國 LLC 季度預估稅申報
├── Step 1: 計算本季度淨利
├── Step 2: 計算應繳稅額
├── Step 3: 填寫 Form 1040ES
├── Step 4: 線上繳費或郵寄支票
├── Step 5: 保存繳費確認單
└── Step 6: 更新系統完成狀態

B. 重要資訊備忘

• 各國稅率表和計算公式
• 政府機關聯絡方式
• 重要網站書籤
• 常用表格下載連結
• 專業服務商聯絡資訊

C. 檢查清單 (Checklist)

每個任務都有對應的檢查清單：

✅ 年度稅務申報檢查清單:
□ 收集所有 1099 表格
□ 整理全年收入記錄  
□ 整理可扣抵費用單據
□ 計算折舊費用
□ 檢查上年度遞延項目
□ 填寫稅務申報表
□ 計算應繳或應退稅額
□ 電子申報或郵寄
□ 保存申報證明
□ 安排次年預估稅

3. 系統設計

3.1 技術實現方案

A. 技術選型 (簡化方案)

• 前端: 簡易 Web 應用 (HTML + CSS + JavaScript)
• 後端: Airtable 作為資料庫
• 自動化: Zapier 處理提醒和通知
• 文件儲存: Google Drive 整合
• 日曆同步: Google Calendar 整合

B. 核心資料結構

Table: Companies
├── Company_ID (Primary Key)
├── Company_Name
├── Country
├── Registration_Date  
├── Company_Type
└── Status

Table: Compliance_Tasks  
├── Task_ID (Primary Key)
├── Company_ID (Foreign Key)
├── Task_Type
├── Due_Date
├── Reminder_Dates
├── Status
├── Completion_Date
└── Notes

Table: Documents
├── Document_ID (Primary Key)
├── Company_ID (Foreign Key)
├── Document_Type
├── File_Path
├── Upload_Date
└── Expiry_Date

3.2 使用者介面設計

A. 主要畫面

🏠 Dashboard
├── 今日待辦 (3 項)
├── 本週緊急 (1 項)  
├── 即將到期 (5 項)
└── 最近完成 (2 項)

📅 日曆檢視
├── 月曆格式顯示
├── 不同顏色標示任務類型
├── 點擊查看任務詳情
└── 快速標記完成

📋 任務列表  
├── 依公司分組
├── 依緊急程度排序
├── 篩選功能 (公司/類型/狀態)
└── 批次操作

📁 文件管理
├── 樹狀資料夾結構
├── 搜尋功能
├── 預覽功能
└── 到期提醒

B. 手機版本

• 響應式設計，支援手機瀏覽
• 推播通知 (透過 PWA)
• 快速檢視今日任務
• 拍照上傳文件功能

3.3 提醒通知系統

• Email 提醒: 每日早上 8:00 發送待辦事項
• 行事曆同步: 自動同步到 Google Calendar
• 手機推播: 重要期限前推播提醒
• 週報總結: 每週日發送完成狀況報告

4. 實施計畫

4.1 建置階段

Phase 1: Airtable 資料庫建立 (3-5 天)

• ✅ 設計 Companies、Tasks、Documents 表格
• ✅ 建立關聯性和公式欄位
• ✅ 設定 Airtable Interface 為前端
• ✅ 測試基本 CRUD 功能

Phase 2: Zapier 自動化設定 (3-5 天)

• 🔄 設定定期提醒 Zap
• 🔄 Google Calendar 同步 Zap
• 🔄 Email 通知 Zap
• 🔄 文件到期提醒 Zap

Phase 3: 整合測試與優化 (2-3 天)

• ⏳ 整體流程測試
• ⏳ 提醒頻率調整
• ⏳ 使用者介面優化
• ⏳ 備份流程建立

總時間: 1-2 週即可完成

4.2 成本估算

建置成本 (No-code 方案):
├── Airtable 設定與資料結構建立: 1-2 天
├── Zapier 自動化流程設定: 2-3 天
├── 簡易前端介面 (可用 Airtable Interface): 1 天
├── 測試與調整: 1-2 天
└── 總建置時間: 1-2 週 (可自行完成或找 No-code 專家 $500-1000)

年度營運成本:
├── Airtable Pro: $240/年
├── Zapier Starter: $240/年  
├── 域名 (可選): $15/年
├── Google 服務: $0/年 (免費 Gmail 帳號)
└── 總營運成本: ~$500/年

5. 預期效益

5.1 直接效益

• 零遺漏: 系統化提醒，避免忘記重要期限
• 節省時間: 減少 70% 查找文件和確認期限的時間
• 降低風險: 避免因逾期申報產生的罰款
• 提高效率: 標準化流程，快速完成例行任務

5.2 間接效益

• 減少壓力: 清楚知道所有事項狀況
• 增強信心: 有系統地管理多國業務
• 便於擴展: 新增公司時可快速配置
• 知識累積: 建立個人的合規知識庫

6. 風險評估

6.1 技術風險

• 資料安全: 敏感文件加密儲存
• 系統穩定: 選用可靠的第三方服務
• 備份機制: 定期備份重要資料

6.2 使用風險

• 操作錯誤: 建立明確的操作指引
• 資料遺失: 多重備份機制
• 系統依賴: 保留紙本備份重要資訊

7. 成功指標

7.1 功能指標

• 任務完成率 > 95%
• 提醒準確率 = 100%
• 文件查找時間 < 30 秒
• 系統可用性 > 99%

7.2 使用指標

• 每日登入使用
• 所有重要期限都有設定提醒
• 90% 以上的文件都已數位化保存
• 連續 12 個月無合規違規事件